Du courriel de bon de commande à la commande client NetSuite, l'équipe ne traitant que les exceptions
Groupe ERP distribue des fournitures de santé et de clinique aux professionnels et aux établissements. Bons de commande, retours, demandes de service et factures de fournisseurs arrivent tous dans une même boîte partagée, et chaque commande devait être lue, associée au bon compte client et à la bonne soumission, puis saisie à la main dans NetSuite. OneNine a bâti une plateforme qui trie la boîte et prépare chaque commande : l'équipe révise les exceptions au lieu de tout ressaisir.
En bref
31 700+
comptes clients NetSuite associés automatiquement
9
catégories de courriels acheminées depuis une seule boîte partagée
20+
types d'exceptions détectées avant qu'une commande n'atteigne NetSuite
~3 600
tests automatisés, dont des tests en direct sur un bac à sable NetSuite
Le problème
Chaque commande commençait par un courriel. Avant toute expédition, quelqu'un devait la lire, trouver le bon compte et la bonne soumission, puis la ressaisir dans NetSuite.
Des commandes dans tous les formats
Certaines commandes arrivent dans le corps du courriel, d'autres en PDF, et environ le quart des exemples réels étaient des télécopies numérisées. Codes d'articles et quantités s'écrivent d'une douzaine de façons.
Des comptes difficiles à trouver
Plus de 31 000 fiches clients, des commandes qui portent rarement un numéro de compte, des organisations mères qui commandent pour plusieurs sites et des prospects en double.
Une seule boîte pour tout
Commandes, retours, demandes de service et factures étaient mélangés : les commandes pouvaient attendre pendant que l'équipe triait le courrier.
Notre démarche
Nous avons laissé les vraies commandes guider la conception, et prouvé d'abord la partie la plus risquée.
Juin 2026
Un prototype cliquable à partir de vraies commandes
En une semaine, un prototype fonctionnel de l'écran de validation et du tri des courriels, bâti à partir de vraies commandes, pour que l'équipe réagisse à du concret.
Juin 2026
NetSuite reste la source de vérité
Une décision clé : la plateforme ne remplace pas les approbations dans NetSuite. Elle crée les commandes clients au statut En attente d'approbation, et le processus existant demeure.
Juillet à août 2026
Le plus risqué d'abord
Nous avons validé l'écriture dans NetSuite sur un bac à sable avant de bâtir quoi que ce soit d'autre, et adopté l'authentification OAuth 2.0 de machine à machine avant le retrait de l'ancienne méthode par Oracle.
Août 2026
Façonné par les vraies commandes
Les exemples réels ont montré que la plupart des commandes sont dans le corps du courriel et que plusieurs sont des télécopies : le corps du courriel est devenu une source à part entière et les documents numérisés sont lus par vision. L'extraction des prix a été abandonnée : les prix viennent toujours de NetSuite.
Septembre 2026
Dans l'Azure du client
Déployé avec Terraform dans l'abonnement Azure de Groupe ERP au Canada, en commençant par un environnement d'acceptation avant la mise en service.
La solution
Les règles gèrent les cas prévisibles, l'IA gère le reste, et une personne n'intervient que lorsque le système a un doute.
La boîte se trie toute seule
Chaque courriel entrant est trié en temps réel selon les règles de l'équipe (mots clés, expéditeurs, domaines), avec l'IA en renfort. Les courriels sont déplacés ou transférés automatiquement, et tout ce qui est incertain va à une personne.
Des commandes lues dans tous les formats
Client, articles, quantités, numéro de soumission et livraison sont extraits du corps du courriel, d'un PDF ou d'une télécopie numérisée, avec un indice de confiance pour chaque champ.
Le bon client et la bonne soumission
Les clients sont associés par nom, code postal, adresse et téléphone, y compris entre comptes parents et enfants. Un numéro de soumission inscrit sur la commande a priorité; sinon, le système trouve la soumission ouverte qui contient les mêmes articles.
Des commandes clients dans NetSuite
Les soumissions correspondantes sont converties en commandes clients, ou de nouvelles commandes sont créées, au statut En attente d'approbation. Les prix viennent toujours de NetSuite, et tout écart avec le document du client est signalé.
Sous le capot
Une plateforme TypeScript dans l'Azure de Groupe ERP, avec un seul chemin, strictement contrôlé, vers NetSuite.
Le fonctionnement, étape par étape
- 1
Recevoir
Les boîtes sont surveillées en temps réel par Microsoft 365, avec un balayage périodique pour qu'aucun courriel ne soit oublié.
- 2
Classer
Les règles de l'équipe d'abord, l'IA en renfort. Sous le seuil de confiance, le courriel va à une personne.
- 3
Extraire
Les champs de la commande sont lus dans le corps du courriel, le PDF ou l'image de la télécopie, chacun avec son indice de confiance.
- 4
Associer
Clients, adresses de livraison, articles et soumissions sont associés aux données NetSuite en direct.
- 5
Vérifier
Plus de 20 exceptions typées, d'un client ambigu à une commande en double ou un écart de prix, bloquent la commande ou lèvent un avertissement.
- 6
Écrire
Un seul service isolé crée la commande client dans NetSuite et y joint le document source, suivi d'une vérification automatique.
Technologies
Garde-fous techniques
- Un seul service peut écrire dans NetSuite, imposé par des règles d'architecture
- Chaque écriture est consignée avant d'avoir lieu : une commande n'est jamais créée deux fois
- Les prix ne sont jamais tirés des documents : NetSuite reste toujours la source
- Connexion Microsoft, accès sur invitation seulement et jetons chiffrés
- Durée de conservation des données configurable, hébergement au Canada
- Environ 3 600 tests automatisés, dont des tests en direct sur un bac à sable NetSuite
Bénéfices
Temps gagné
L'équipe valide des commandes préparées au lieu de les taper de zéro.
- La boîte partagée se trie vers les bons dossiers et les bonnes personnes
- Les détails des commandes arrivent extraits et associés, avec les champs à vérifier mis en évidence
- Fini la recherche du bon compte client et de la bonne soumission dans NetSuite
- Règles d'acheminement, boîtes et utilisateurs gérés par l'équipe, sans développeur
Impact sur les revenus
Une saisie plus rapide et plus propre protège chaque vente.
- Les commandes arrivent plus vite dans NetSuite, donc partent plus vite
- Les prix viennent toujours de NetSuite, avec les écarts signalés avant l'envoi d'une commande
- Les commandes en double sont bloquées avant de causer des problèmes de facturation
- Le volume de commandes peut croître sans ajouter de personnel à la saisie
Pourquoi OneNine
Pourquoi Groupe ERP a confié sa saisie de commandes à OneNine
Les vraies données avant le code
Nous avons conçu à partir de vraies commandes, de vrais courriels et de vraies télécopies, et changé le plan quand les données contredisaient le cahier des charges.
Le risque d'abord
Nous avons validé l'intégration NetSuite avant de bâtir le reste : aucune mauvaise surprise en fin de projet.
Conçu pour éviter les erreurs coûteuses
Un seul chemin pour écrire les commandes, une trace avant chaque écriture et aucun doublon, même si un appel échoue en cours de route.
Votre nuage, vos règles
Déployé dans l'Azure de Groupe ERP au Canada, avec une infrastructure en code et des paramètres que l'équipe contrôle.