Comment Hélios Immobilier a transformé une boîte courriel débordante en ébauches prêtes à réviser
Hélios Immobilier gère des syndicats de copropriété à Québec, et la gestion de la boîte courriel fait partie des services qu'elle leur offre. Chaque question de copropriétaire, avis d'assemblée ou demande de document dépend de la déclaration, des règlements et de l'historique du bon immeuble. OneNine a conçu un agent IA qui lit les courriels entrants, trouve les documents du bon syndicat et rédige une ébauche de réponse dans Rooftop, tandis que le gestionnaire garde le dernier mot sur tout ce qui est envoyé.
En bref
20+
syndicats actifs, chacun avec ses données isolées
0
courriel envoyé par l'agent : il ne peut que rédiger des ébauches
9
guides pour les types de courriels récurrents, des avis d'assemblée aux ventes d'unités
395
tests automatisés
Le problème
La gestion de copropriété passe par le courriel. À mesure que le portefeuille grandissait, un seul gestionnaire répondait pour tous les immeubles, et chaque réponse commençait par une recherche.
Une boîte, tous les immeubles
Questions de copropriétaires, avis d'assemblée, demandes de documents, infractions, ventes d'unités et sollicitations de fournisseurs arrivent tous chez la même personne, et chacun demande une réponse soignée.
Des connaissances éparpillées
Les réponses dépendent des déclarations, des règlements, des tableaux de contributions et des échanges passés, répartis entre des dossiers Dropbox et des fils Rooftop.
La confidentialité avant tout
Les informations de chaque syndicat doivent rester strictement séparées. Une seule confusion entre deux immeubles nuit à la confiance que les conseils accordent à leur gestionnaire.
Notre démarche
Nous avons conçu l'agent comme un nouvel adjoint : il apprend les règles, n'envoie jamais rien seul et pose des questions quand il n'est pas certain.
Juin 2026
Conçu autour d'une règle non négociable
L'agent peut rédiger, jamais envoyer. Cette règle a guidé tout le reste, et des tests automatisés la font respecter.
Juin 2026
Un projet pilote, puis tout le portefeuille
Nous avons commencé avec quelques syndicats pour ajuster les règles et le ton avec le gestionnaire, puis étendu l'agent au reste du portefeuille.
Juillet 2026
Des documents enfin cherchables
Recherche Dropbox en lecture seule avec citations, gabarits par syndicat synchronisés chaque nuit et recherche dans les anciens fils de courriels.
Juillet 2026
Des guides pour les courriels récurrents
Neuf guides pour les types de courriels les plus fréquents, avec des règles strictes là où ça compte, comme le délai légal de convocation à une assemblée.
Septembre 2026
Renforcé pour la production
Des tests de contrat contre la plateforme de gestion en production, pour qu'un changement du côté du logiciel soit détecté et corrigé rapidement.
La solution
L'agent travaille comme un adjoint formé : il lit, recherche et rédige. Le gestionnaire révise, ajuste et envoie.
Des ébauches qui attendent dans Rooftop
L'agent repère les conversations qui demandent une réponse et enregistre une ébauche directement dans Rooftop, avec l'historique du fil. Rien ne part avant qu'une personne l'envoie.
Le bon document, avec la citation
Le dossier Dropbox de chaque syndicat est indexé chaque nuit en lecture seule, pour que l'agent cite le bon article de la déclaration, le bon règlement ou le bon procès-verbal.
Chaque syndicat dans son couloir
Chaque courriel est traité uniquement avec les données de son syndicat. L'information ne passe jamais d'un immeuble à l'autre.
Il demande plutôt que de deviner
Quand l'agent a un doute, il envoie au gestionnaire un résumé et ses questions sur Telegram. Les réponses approuvées deviennent des règles pour la prochaine fois.
Sous le capot
Un agent en Python avec sa propre base de connaissances PostgreSQL, branché sur les outils qu'Hélios utilise déjà : Rooftop, Dropbox et Telegram.
Le fonctionnement, étape par étape
- 1
Repérer
L'agent rassemble les conversations en attente de réponse et ignore celles qu'il a déjà traitées.
- 2
Filtrer
Un préfiltre vérifie chaque courriel contre les tentatives de manipulation. Tout ce qui est suspect est escaladé sans ébauche.
- 3
Identifier
Le courriel est associé à son syndicat, et seules les règles et données de ce syndicat sont chargées.
- 4
Rechercher
Les règles d'abord, puis la FAQ et les documents du syndicat, cherchés avec des vecteurs multilingues qui comprennent le français.
- 5
Rédiger
Une réponse est rédigée selon le guide de ce type de courriel. Si la confiance est faible, l'agent escalade plutôt que de répondre.
- 6
Transmettre
L'ébauche est enregistrée dans Rooftop pour révision, ou un résumé et des questions sont envoyés au gestionnaire sur Telegram.
Technologies
Garde-fous techniques
- Aucune capacité d'envoi dans tout le système, vérifié par des tests
- Séparation des données par syndicat appliquée dans la base de données
- Préfiltre contre l'injection de requêtes, le contenu des courriels étant traité comme non fiable
- Trois niveaux de règles (entreprise, syndicat, copropriétaire), avec des versions réversibles
- Journal d'audit non modifiable de chaque action de l'agent
- 395 tests automatisés et 13 migrations de base de données testées
Bénéfices
Temps gagné
Le gestionnaire révise et décide au lieu de chercher et de taper.
- Les réponses courantes arrivent déjà rédigées, avec le bon document trouvé
- Fini les fouilles dans les dossiers Dropbox et les anciens fils pour chaque réponse
- Les courriels récurrents suivent toujours le même guide
- Les questions rejoignent le gestionnaire sur Telegram, où qu'il soit
Impact sur les revenus
La gestion de la boîte courriel est un service qu'Hélios vend à ses syndicats.
- Plus de syndicats servis par la même équipe
- Des réponses constantes et documentées qui protègent la relation avec chaque conseil
- Des délais légaux intégrés aux guides, qui réduisent le risque d'erreurs coûteuses
Pourquoi OneNine
Pourquoi Hélios Immobilier a confié sa boîte courriel à OneNine
L'humain aux commandes, par conception
L'agent ne peut pas envoyer de courriel. Cette garantie est intégrée au système, pas laissée à un paramètre.
La confidentialité comme architecture
Les données de chaque syndicat sont séparées dans la base de données, pas seulement dans les consignes données à l'IA.
Bâti sur vos outils actuels
Rooftop, Dropbox et Telegram, sans rien de nouveau à apprendre pour le gestionnaire.
Testé comme un logiciel de production
Des centaines de tests automatisés, des règles versionnées et une trace de chaque action.